猫窝

E-mail写作完全手册

E-mail 是我日常使用最多的通讯手段 (也许对你也是), 每天都要收很多 E-mail, 发很多 E-mail. 有没有想过写 E-mail 需要注意些什么呢? 今天在 Lifehack 读到 Blueflavor 上的这篇题为 Email: an author’s guide 的文章, 翻译如下, 希望对你有所帮助. 一般朋友间E-mail来往尽管不需要这么谨慎, 但适当地注意一下细节, 应该还是有所帮助的.

你上网一般干什么呢? 打开浏览器浏览网页? 尽管这是最多人上网做的事情, 然而Web并不是最常使用的用于沟通的互联网应用. E-mail才是, 同时它也是最经常被误用的. 由于它是如此的重要但又常常在我们的互联网使用中被忽视, 我将暂时停止一会关于互联网的布道, 并重点阐述一些使你的E-mail更有效的简单步骤.

如果你像我一样长大, 你应该曾经学习过如何写信. 你知道如何撰写公务或个人事务的标题和称呼, 表述你的目标, 发出请求, 说明你对回复的期待, 并把它认真地装进信封, 投递.

但E-mail和信不同. 你会略带一点悲伤地发现书面交往中那些正式而优雅的礼仪已经逝去. 如果你希望通过E-mail请求他人告诉你或为你做什么事情, 你必须在信件一开始就向他们清楚地表达这一点.

不计垃圾邮件, 我每天收到数百封邮件. 我想不单我如此. E-mail爆炸是一个问题, 而且只会越来越糟糕.

像我一样的奇客也许会打算通过建议一些格式在解决这个问题: 主题的开头要用这些单词, 第一行要用那样的格式, 等等. 但是当今 E-mail 的书写格式多如牛毛. 我们能做的, 就是集中精力于快速, 简洁, 有效的表达.

不同的人有不同的管理收件箱的方式, 但适当地关注一些细节总体上来说能使你发出的邮件对每一个人更有用. 以下是我总结的, 有助于你获得更快, 更有效的回复的因素:

简短

你应该明白, 这是智慧的精要所在.

短E-mail定律. 每当我收到一封长达数页的邮件, 我必须做出某种抉择: 我现在是不是有时间来处理这个东东? 这封信是否值得我投入时间? 我能不能把它转交给他人? 如果以上几个问题都没有肯定的回答, 我很有可能永远不会回复它.

也许你有很多东西要和收信人分享, 但在E-mail这个事情上, 有许多和你处于同等地位的人正在和你竞争, 试图吸引收信人的注意力. 保持简短是一种尊重, 而且这也不会给你的收件人带来过分的压力.

附加的材料或其它重要的信息当然可以附上, 但请将它们和关键信息分开——你是谁? 你的主题是什么? 你想从我这儿获得什么?

如果你正在撰写一封冗长的邮件, 把那些不必要的部分砍掉. 为什么要用二百个字来说五十个字就能说完的事情呢?

上下文

如果我不知道你的名字, 请告诉我为什么你要联系我. 也许我们曾在一个播客聚会中讨论过搅拌器, 也许你去年在一个电视节目中看见过我, 也许你和我离婚并和我高中的好朋友结婚了. 诸如此类我会记得的事情. 我不需要也不想要一份简历, 不过我确实需要知道你从哪儿来.

我收到很多这样的回复, “你的意思是?” 问题出在上下文身上. 当你在询问一个问题时, 不要忘记补充那些被遗漏的信息. 每次别人发给你一个回复, 那人便再也不会记得你. 尽力让你发出的E-mail在别人看来像第一次发出一样, 而不是只有简短的关于回复的回复.

务必务必不要让主题留空. 一个有意义的主题. 许多我收到的至为重要的邮件都没有主题, 它们常常会因此被忽视. 不要浪费主题的字节在像 “重要” 或 “Re: Re: Re: Re: Re:” 这样的字词上. 如果话题已经改变, 也将主题做适当的改变. 不要忘记在收信人的屏幕上, 你的主题也在和一堆其它的信件竞争.

Something to act on

更清晰地表述你的请求.

你可以把你的请求压缩成一句话, 并在前面和后面都留出空白, 这样它就能和信件的其它部分区分开来. 用破折号, 星号, 或列表 (如果你使用HTML格式) 列出你的请求. 有选项 (是或否, 这或那) 的问题是首选的; 开放式的问题往往很长, 且棘手, 减少总体上的相关性和你收到回复的可能性.

不要给别人误解你的机会. 如果你在一个长段落的结尾处写你的请求, 或过于谦逊 (“我将感到不胜荣幸如果你能…”), 很有可能收信人会看不见你的请求. 发送邮件时请务必谨记, 集中注意力于重点.

一些例子:

  • 我能不能在太平洋时间明早十点打电话给你?
  • 这是我的新联系方式.
  • 能不能发给我一些关于 x 的链接?
  • 能不能把这封信转发给 y?
  • 今天之内我需要你的旅行路线.

合理的要求

由于每个人都不是无所事事的, 要花十分钟以上的时间在一个陌生人的来信上基本上是不大可能的. 我的能力有限, 如果我已经撰写过一些有关的东西, 我可能只是发一个链接给你. 你应该意识到, 一个详尽的回复不是必须的, 应该习惯于简短的回复.

Deadline

也许过了某一个时间你的请求将不再有效, 如果有, 告诉收件人. 无论是急迫的事情, 还是某些需要长期作战的事务上, 这都是有效的. 例如, 如果收件人认为在你给定的时间里面无法完成你的请求, 他们会告诉你, 而不是让你等待. 这是双赢的结果.

如果你只是发送一个简单的提醒, 可以使用E-mail; 如果没有用, 打电话. 如果事情不至于需要打电话, 就不要打.

每天都发送的提醒会给收件人造成老板无处不在的印象, 这不是管理员工的好方法, 更不是与陌生人沟通的好方法. 也许他们很忙, 也许他们没有开电脑, 也许他们正在努力解决你的需求. 如果你继续 “推进” 你的请求, 长远来说你得不到什么更好的结果.

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