Monthly Archive for May, 2006

E-mail 是我日常使用最多的通讯手段 (也许对你也是), 每天都要收很多 E-mail, 发很多 E-mail. 有没有想过写 E-mail 需要注意些什么呢? 今天在 Lifehack 读到 Blueflavor 上的这篇题为 Email: an author’s guide 的文章, 翻译如下, 希望对你有所帮助. 一般朋友间E-mail来往尽管不需要这么谨慎, 但适当地注意一下细节, 应该还是有所帮助的.

你上网一般干什么呢? 打开浏览器浏览网页? 尽管这是最多人上网做的事情, 然而Web并不是最常使用的用于沟通的互联网应用. E-mail才是, 同时它也是最经常被误用的. 由于它是如此的重要但又常常在我们的互联网使用中被忽视, 我将暂时停止一会关于互联网的布道, 并重点阐述一些使你的E-mail更有效的简单步骤.

如果你像我一样长大, 你应该曾经学习过如何写信. 你知道如何撰写公务或个人事务的标题和称呼, 表述你的目标, 发出请求, 说明你对回复的期待, 并把它认真地装进信封, 投递.

但E-mail和信不同. 你会略带一点悲伤地发现书面交往中那些正式而优雅的礼仪已经逝去. 如果你希望通过E-mail请求他人告诉你或为你做什么事情, 你必须在信件一开始就向他们清楚地表达这一点.

不计垃圾邮件, 我每天收到数百封邮件. 我想不单我如此. E-mail爆炸是一个问题, 而且只会越来越糟糕.

像我一样的奇客也许会打算通过建议一些格式在解决这个问题: 主题的开头要用这些单词, 第一行要用那样的格式, 等等. 但是当今 E-mail 的书写格式多如牛毛. 我们能做的, 就是集中精力于快速, 简洁, 有效的表达.

不同的人有不同的管理收件箱的方式, 但适当地关注一些细节总体上来说能使你发出的邮件对每一个人更有用. 以下是我总结的, 有助于你获得更快, 更有效的回复的因素:

简短

你应该明白, 这是智慧的精要所在.

短E-mail定律. 每当我收到一封长达数页的邮件, 我必须做出某种抉择: 我现在是不是有时间来处理这个东东? 这封信是否值得我投入时间? 我能不能把它转交给他人? 如果以上几个问题都没有肯定的回答, 我很有可能永远不会回复它.

也许你有很多东西要和收信人分享, 但在E-mail这个事情上, 有许多和你处于同等地位的人正在和你竞争, 试图吸引收信人的注意力. 保持简短是一种尊重, 而且这也不会给你的收件人带来过分的压力.

附加的材料或其它重要的信息当然可以附上, 但请将它们和关键信息分开——你是谁? 你的主题是什么? 你想从我这儿获得什么?

如果你正在撰写一封冗长的邮件, 把那些不必要的部分砍掉. 为什么要用二百个字来说五十个字就能说完的事情呢?

上下文

如果我不知道你的名字, 请告诉我为什么你要联系我. 也许我们曾在一个播客聚会中讨论过搅拌器, 也许你去年在一个电视节目中看见过我, 也许你和我离婚并和我高中的好朋友结婚了. 诸如此类我会记得的事情. 我不需要也不想要一份简历, 不过我确实需要知道你从哪儿来.

我收到很多这样的回复, “你的意思是?” 问题出在上下文身上. 当你在询问一个问题时, 不要忘记补充那些被遗漏的信息. 每次别人发给你一个回复, 那人便再也不会记得你. 尽力让你发出的E-mail在别人看来像第一次发出一样, 而不是只有简短的关于回复的回复.

务必务必不要让主题留空. 一个有意义的主题. 许多我收到的至为重要的邮件都没有主题, 它们常常会因此被忽视. 不要浪费主题的字节在像 “重要” 或 “Re: Re: Re: Re: Re:” 这样的字词上. 如果话题已经改变, 也将主题做适当的改变. 不要忘记在收信人的屏幕上, 你的主题也在和一堆其它的信件竞争.

Something to act on

更清晰地表述你的请求.

你可以把你的请求压缩成一句话, 并在前面和后面都留出空白, 这样它就能和信件的其它部分区分开来. 用破折号, 星号, 或列表 (如果你使用HTML格式) 列出你的请求. 有选项 (是或否, 这或那) 的问题是首选的; 开放式的问题往往很长, 且棘手, 减少总体上的相关性和你收到回复的可能性.

不要给别人误解你的机会. 如果你在一个长段落的结尾处写你的请求, 或过于谦逊 (“我将感到不胜荣幸如果你能…”), 很有可能收信人会看不见你的请求. 发送邮件时请务必谨记, 集中注意力于重点.

一些例子:

• 我能不能在太平洋时间明早十点打电话给你?
• 这是我的新联系方式.
• 能不能发给我一些关于 x 的链接?
• 能不能把这封信转发给 y?
• 今天之内我需要你的旅行路线.

合理的要求

由于每个人都不是无所事事的, 要花十分钟以上的时间在一个陌生人的来信上基本上是不大可能的. 我的能力有限, 如果我已经撰写过一些有关的东西, 我可能只是发一个链接给你. 你应该意识到, 一个详尽的回复不是必须的, 应该习惯于简短的回复.

Deadline

也许过了某一个时间你的请求将不再有效, 如果有, 告诉收件人. 无论是急迫的事情, 还是某些需要长期作战的事务上, 这都是有效的. 例如, 如果收件人认为在你给定的时间里面无法完成你的请求, 他们会告诉你, 而不是让你等待. 这是双赢的结果.

如果你只是发送一个简单的提醒, 可以使用E-mail; 如果没有用, 打电话. 如果事情不至于需要打电话, 就不要打.

每天都发送的提醒会给收件人造成老板无处不在的印象, 这不是管理员工的好方法, 更不是与陌生人沟通的好方法. 也许他们很忙, 也许他们没有开电脑, 也许他们正在努力解决你的需求. 如果你继续 “推进” 你的请求, 长远来说你得不到什么更好的结果.

]]>

猫通社北京大学电 昨天晚上11时许, 住在北京大学的36楼, 38楼和39楼的男生们发现楼下的草地上烛光闪耀, 一个由数十支蜡烛组成的心形加一支箭的图案在男生们惊异的目光中摇曳着, 一名男子正站在图案旁边发送短信.

记者赶到现场时, 周围几栋宿舍楼的阳台都挤满了男生, 围观群众们挥舞着手电筒和应急灯, 将宿舍楼间的草地照得犹如白昼. 草地中央, 一名男子与一名女子在众目睽睽下当众拥抱, 在他们的身旁有一圈心形蜡烛再加一支箭.

随后有群众开始高呼 “Kiss”, 零星的呼喊随即变成短促有力的口号. 而男女主角大方地满足了群众的愿望, 在草地中央拥吻长达十分钟, 也将现场气氛推向高潮, 期间闪光灯此起彼伏, 欢呼声响彻云霄, 还有住在高处的同学往下投掷火种等助兴. 男女主角还应不同方向的观众要求, 多次变换方向. 期间, 有一小撮动乱分子见有机可乘, 见要求得到满足, 混到人群中呼喊更过分的要求, 立刻被围观群众制止.

最后, 男女主角吹熄蜡烛离去. 围观群众又重新点燃蜡烛, 扰攘半小时后蜡烛被一青年从高处泼水熄灭, 于是群众散去.

据较早抵达的目击者介绍, 该男子在十一时许来到草地上摆放蜡烛, 刚开始点就吸引了往来学生和男生楼上众多男生的目光. 当男生们得知该男子是在示爱时, 顾不上琢磨当事人为啥要在几栋男生楼之间点蜡烛, 纷纷为他加油助威. 据悉, 在该男子点燃蜡烛后不久, 其女友就从楼上下来, 两人在围观群众的加油呐喊声中牵手, 拥抱.

记者在现场采访了几位北大学生, 大部分同学都认为这样的活动极大地丰富了同学们的精神生活, 同时也有助于和谐校园的建设, 建议由团委社团文体部牵头多搞这样的活动. 也有同学认为这样的行为与社会主义荣辱观不符, 不宜提倡. 不愿透露姓名的校方人员则表示，由于北大校内绿化带较多, 明火易燃, 不宜防火安全. 学校不鼓励该男生这种做法, 希望学生不要效仿.

记者注意到, 活动进行过程中一直有一辆车顶有 “校园巡逻车” 标识的轿车在旁, 但保安未予干涉, 反而与民同乐.

相关Blog报道

报道纯属娱乐, 不保证其真实性.

P.S. 我决定新开一个叫八面来风的分类报道八卦了…

]]>

Google负责研发Google Talk的工程师David的Blog上有篇叫“Don’t Listen to your Customers”的文章, 里头有这么一句话:

Give people what they want, not what they think they want.
给用户他们所需要的, 而不是他们认为自己所需要的.

看起来似乎有些过分, 都说用户至上, 这里却明目张胆地反动, 不要听你的用户说的. 事实是, Google一向在尊重用户方面做得很好, 然而正如David所言, “The gap between needs and beliefs is the trap that separates ‘good’ from ‘great’.” 仅仅以用户为上, 满足用户的要求并不足够. 事实上任何商业机构都不会无视用户的感受 (大陆的一些国企另当别论了), 然而仅仅满足用户表面要求只能给用户带来满意度, 而不能带来惊喜. 这就是一个好然而平庸的产品, 和一个卓越产品的差别所在.

无疑地Google本身在此方面做得很好. 两年前, 在Gmail出现前, 没有人能想出Email系统还能有什么改进, 尤其是Web界面下的邮箱因其速度的缓慢, 操作的不便和广告的泛滥已经被很多人所抛弃, 大家都觉得用客户端通过POP协议收取管理邮件更为便捷. 然而Gmail的出现完全超出了人们的想像, 不仅因为其容量的巨大, 还因为其与众不同的便利操作界面和引入的众多新邮箱理念.
如今我收发E-mail的数量远比几年前多, 大多通过浏览器直接操作, 反而是比以前更方便了.

如果两年前让用户列举免费邮箱需要什么功能, 也许大多数的用户都不会想到搜索, 标签, 邮件会话, Chat, 存档等今天Gmail所拥有的并且被用户广泛接受的功能. 但是你又不能因为你想不到而认为这些功能是用户所不需要的. 所以说, Gmail这样的产品改变的不仅是竞争格局, 更是改变了人们对邮箱的想像, 这对于其它邮箱来说是致命的.

在Gmail出现两年后的今天, 许多老牌邮箱服务商如Hotmail等仍然在追赶Gmail的脚步. 微软在Hotmail基础上推出的Live Mail仍然在beta阶段, 声势不小, 然而他们提供的只是 Gmail 已经实现的功能, 甚至在许多地方还不如Gmail. 超越不了用户的想像, 自然难以把新的惊喜带给用户. 这样的服务注定反响平平, 尽管也许能有不菲的业绩, 但却培养不了粉丝, 用户容易流失.

再举Flickr为例, 免费网上相册应该有什么功能? 许多人会不假思索地答, 要快, 要稳定, 要容量大. 原来我并不能理解Flickr如此小的容量 (每月20Mb) 为何还引得许多人去追捧, 真正开始使用才明白原来相册不仅是大和速度快就行的. Flickr引入的众多社会化元素, 采用的AJAX技术和简洁的界面同样也颠覆了我对于相册的想像.

其实传媒业也是一样的. 读一份报纸或者一本杂志, 是因为有所期待, 希望能从其中看到新鲜的内容. 如果你在读一份报纸之前已经能大概猜出它要写些什么, 有些什么调调, 那读这份报纸的唯一乐趣就剩下确认我们的猜想是否正确了. 如果你有阅读《人民日报》或者观看《新闻联播》的公式化新闻的经验的话, 应该不难明白我的意思.

今天, 纸媒如果只是扮演纯粹的资讯提供者是不足以构成竞争力的, 因为我们已经可以从互联网及其它电子媒体快速地获取足够的信息, 纸媒在速度和直观程度上都没有优势. 对于内刊而言更是如此, 在一个企业, 院系之类的小圈子里, 报纸编辑者和读者间信息不对称的地位并不显著, 甚至很多情况下读者知道的比编辑还多, 他们不需要通过阅读这份报纸来获取资讯. 那么读者到底想看什么? 一百个读者会有一百个答案. 若是逐一满足读者的种种要求是不难的, 那样也许每一个读者都能感到满意, 但他们永远不会觉得惊喜, 因为报纸的内容完全在他们的意料之中.

好的报纸或者杂志应该有这样的特性, 它既有明确的, 符合你的口味的定位 (例如, 一份报纸就不应该既号称”负责报道一切”又以报道各种明星花边为乐), 又总是能超出你的期待一点点 (也不能超出太多, 比如一份娱乐报纸突然变成了足球报纸…), 给你提供新鲜的材料. 这样的材料可以包括不同角度的新闻报道, 观点, 或者资讯的再编辑, 而不是不用读报纸也知道的官方面貌的报道, 一面倒赞扬的言论, 或新华社电讯的堆砌.

拿《南方周末》来说, 几年前的”一周”便很好, 一个专门刊登其它媒体本周头条版面愣是在编辑的操作下做的如此生龙活虎, 和其现在的”网眼”一起, 充分证明了仅利用二手资讯也能做出出色的栏目. 各种时评和深度报道则扮演了观点提供者的角色, 许多已经知道的事情再读一次, 便有恍然大悟的感觉, 于是尽管很多新闻时效性都不强, 但却有常读常新的感觉, 以至于(从前)每次买报纸前都有一种期待, 这也就会促使你一直买下去.

当然, 纸媒是一种特殊的商品, 它的销量是以读者的信心为保证的. 除了头版以外, 读者大约不会再购买一份报纸前先浏览一遍, 他只会从以往阅读这一份报纸的经验来判断今天的这份报纸有没有可读性. 从这个角度说, 纸媒要取悦读者也就更难——必须做长期的努力才能在读者心目中树立良好的品牌形象. 和邮箱不同, 一旦什么时候报纸出了点问题, 读者要换另一份报纸的成本是相当低的.

本来是想给最近有关时讯的讨论写些东西的, 一直不想发表具体的意见, 一是不在其位则不谋其政, 二是担心给当事者造成压力. 写以上几句笼统的话, 算是一些希望.

总体说来, 我既能把时讯能办好, 又不希望他们在这件事情上牵涉更多的精力, 毕竟这个事情的投入和产出是不对称的. 过大的压力也是不必要的, 读者的诸多意见尽管许多都有道理, 但所谓站着说话不腰疼, 做过的人才知道即使是弄这么一份小小的报纸也是不容易, 所以, 也不必过于认真了.

就我个人的意见时讯应该是一份严肃的报纸, 只是严肃和枯燥并不能划上等号. 在有可能的情况下媒体应该充分介入校园政治甚至本院系的政治, 保持对公共事件的关注并努力成为公共的言论平台, 而不是仅仅从表面上报道一些我们都知道的事情和各式例行活动, 各种各样的私人情绪和貌似有趣的文章——发这些东西之前, 应该先想想如果自己是读者的话渴望看到些什么东西. 当然, 正如我前面所言, 如果希望办得好的话大量的投入是不可缺少的, 尤其是较为深度的报道更要求许多素养, 所以这是一个矛盾.

还有一点想说的是, 人们往往喜欢把过去的事情想像得过于美好了. 言必称”从前xx在的时候…”除了会给现在的人更大压力别无益处, 而实际上那些过去的光辉也大多只是存在于人们的想像之中. 这些事情, 应该是”身在庐山中”的人更清楚的.

再说一点, 其实任何的创意性工作的目标都是要超出人们的想像的. 广告业如此, 设计业如此, 甚至服务业也如此. 做设计的时候最高兴的就是客户头脑里面已经对每一个细节都有想法, 只需要实现就行, 这是最省心的活, 因为无需创意, 也不需要对产品的质量过多负责; 更多的创意性工作是只给你一个主题让你去弄一个设计, 这则是一个非常伤脑子的事情. 创意性工作一般挣的钱多一点, 以弥补死去的脑细胞; 然而天天创意, 也是一件很累的事情.

]]>